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ビジネス英語メールをブラッシュUPする5つの方法

 

こんにちは、プロモーション担当のクーパーです。

いつもフェンリルのプロダクトをご愛用いただきありがとうございます。実は、フェンリルのプロダクトは海外でもご好評いただいています。先日のリリースでも、複数の海外メディアに取り上げていただきました。なんですか?意外にグローバルって?

そんなこんなで、海外とのやり取りも発生します。今回は、英語でメールを作成した時に、ちょこっとブラッシュアップする5つのコツをご紹介します。とっても自己流なので、つっこみどころ満載かもしれません。

ご容赦下さい。

1. 相手先の担当者名が分からない時

一番無難なのは、To whom it may concern, (ご担当者様)です。

その他、覚えやすくて簡単なのは、Dear Sir/Madam, 。

外国人名で調べても性別が分からない場合には、
「Dear+(相手の名前:できればフルネームの方が丁寧),」でも十分です。

2. as below+箇条書きで、簡潔に!

接続語を上手に使って、高度な英文を書くことよりも分かりやすさを優先させます。

例:(1部文章こちらより抜粋) 
We will cover the topics listed as below: (以下をご参照下さい。)とした上で、下の行から短文を挿入していきます。
– Application Testing
– Categories of Applications
– Application Testing Methodologies

もし、箇条書きでなければ下のような文章になります。作るのも読むのも長ったらしい印象です。
We will cover the topics such as Application Testing, Categories of Applications, and Application TestingMethodologies.
項目が増えれば増える程、長ったらしくなってしまいます。

難しければ、必殺技です。
Please see below: (以下ご参照ください。)として、下にひたすら箇条書きの文章を記します。

3. 文章チェックは、海外の検索エンジンで

この言い回しあってるかな?自然かな?前置詞が分からないという時は、
– 従来の付属の文法チェックツールや、
– 辞書の文例で調べる正攻法
に加えて、海外の検索エンジンで検索してみるのもおすすめです。

私は、とりあえず Yahoo USA で検索してみます。
文章中のキーワードを入力すると、豊富な文例が出てくるので大助かりです。
特にソフトウェア系や法律系は言い回しが決まっていることが多いので、参考になる文章をごそっと見つけられたりします。

4. 全て大文字で書くのは、、、やめましょう

強調したい時に、PLEASE とかタイプしたくなるかもしれませんが、ちょっとお待ち下さい。大文字でタイプするのは、「腹が立っていてメールの中で大声で叫んでいる」印象を与えかねません。何か依頼する場合には、特に危険です。

こわいですね、叫びメール

ほめ言葉で1ワードくらい挿入するのと、マニュアルなどで危険を強調するために大文字表記するのは、この限りではありません。

5. I (私は、、、) We (弊社は、、、)の乱用も×

ビジネスの場合、基本は We です。明らかに自分ひとりの行動ならば I でいいのですが、会社を代表した行動や伝達には、We を使います。
また、日本語でも同じですが、全ての段落の書き出しが I だったり、We だったりするメールはちょっとうんざりします。

主語を変えて、受身形にしたりしてみて下さい。
I fixed the error. (エラーを修復しました。)
よりも
The error has been fixed. (このエラーは修復されました。)
の方がよりフォーマルな表現です。

ちなみに、ビジネス文章では受身形を基本にし、過去完了形を使いこなし、さらに倒置法も散らすとフォーマル度がぐっと増します。
ちょっとややこしいのでここでは触れません。

 

いかがでしょうか。よろしければ、ちょっと使ってみて下さい。慣れないと、英語のメール作成なんてめんどうなだけですが、上達の秘訣は慣れて慣れて慣れるに限ります。究極のコツ は、”Thank you” と “Please” を多用して、丁寧な印象を与えることです。好印象で英語力をカバーできれば儲けもの!です。

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コメント

undisclosed2011年09月05日 7:33

一企業がオフィシャルとして出されている記事なのですから最低限のスペルミスやシンタックスミスぐらいは事前に確認された方が良いのではありませんか?プロモーションの方なら特に。

以上、よろしくお願いいたします。

クーパー2011年09月05日 12:10

undisclosed さん、ご指摘ありがとうございます!スペルミスについては、s が余分についていましたね。早速訂正しました!

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